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Le processus de recrutement : étapes clés et bonnes pratiques

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Le recrutement en cabinet, en 2025, c’est une course contre la montre. D’un côté, des candidatures qui pleuvent à chaque offre diffusée. De l’autre, des clients pressés, exigeants, qui attendent des profils ciblés, qualifiés, présentés vite et bien. Dans ce contexte, le recours à un logiciel de gestion des candidatures, un ATS, n’est plus une option. C’est un levier de performance. Oui, mais lequel ? Parce que tous les ATS ne sont pas conçus pour les cabinets. Entre ceux trop orientés grands groupes, ceux qui manquent de flexibilité, ou ceux qui font l’impasse sur la relation client, faire le tri devient un métier à part entière. Cet article a justement été pensé pour vous aider à y voir clair. On vous montre comment choisir un ATS métier, qui comprend les enjeux d’un cabinet de recrutement. Multi-mandats, viviers, scoring, relances, pipeline commercial : on balaye les vraies fonctionnalités utiles, celles qui transforment une base de CV en outil de closing. Pourquoi un cabinet de recrutement ne peut plus se passer d’un ATS en 2025 L’explosion du volume de CV et des canaux de sourcing 80% des recruteurs « ont un ATS ou envisagent d'en avoir un » selon l'étude 2024 de Hellowork. Entre LinkedIn, jobboards, cooptation et candidatures spontanées, une offre reçoit facilement plus de 250 CV, dont seuls 4 à 6 seront retenus pour un entretien. Gérer ce flux sans ATS, c’est accepter le chaos : doublons, oublis, délais, perte d’opportunités. Un bon ATS permet la multi‑diffusion à plus de 70 plateformes en un clic, centralise les CV par canal, et sécurisé, c’est l’unique moyen de garder un vivier clair et efficace. Des clients qui exigent des résultats rapides et traçables Les clients d’un cabinet attendent des profils triés dans les 3 à 7 jours et souhaitent un rapport clair : canal d’origine, taux de conversion, temps écoulé. Un ATS trace automatiquement les relances, entretiens, scores, feedbacks et génère des tableaux de bord en temps réel. Résultat : transparence totale, rapidité avérée, confiance renforcée, et preuve concrète de la valeur du cabinet. Un ATS comme levier de performance commerciale Les données sont là : un ATS peut faire gagner jusqu'à 30% de temps sur l'ensemble du processus selon Recruitee. En gérant mieux les CV et en automatisant les relances, un cabinet traitant 20 missions par an peut en prendre 6 à 12 en plus sans embaucher. En résumé : automatisation + structuration = plus de missions signées, plus de chiffre d’affaires. Les besoins spécifiques d’un cabinet de recrutement vs une entreprise classique Multi‑clients, multi‑mandats, gestion fine des viviers Contrairement à une entreprise (recrute pour un seul besoin), un cabinet doit suivre plusieurs clients et dizaines de postes actifs. L’ATS doit permettre une segmentation précise : par client, mission, secteur, niveau… et retrouver instantanément tous les développeurs Java associés à un mandat précis. Impossible sans cette granularité. Pipeline commercial + pipeline candidat : deux dimensions à intégrer Les cabinets combinent deux flux : le commercial (prospection, devis, facturation) et le recrutement. Un ATS métier intégré ou connecté à un CRM permet de visualiser pour chaque mission : date d’ouverture, nombre de CV reçus, entretiens réalisés, offres faites, relance effectuée. Cela donne une vue 360° utile au pilotage stratégique. Collaboration fluide entre consultants Un ATS bien conçu permet de : taguer un CV, ajouter un commentaire, notifier un autre consultant… le tout sans email. Cela évite les pertes d’information et les doublons. Par exemple : le consultant A repère un profil intéressant et étiquette B ; B reçoit une alerte instantanée. Collaboration + rapidité = meilleur suivi. Confidentialité, RGPD, image de marque : des enjeux cruciaux Les cabinets traitent des données sensibles : CV, prétentions, motivations… Un ATS doit respecter le RGPD : gestion des consentements, droits de suppression, durées de conservation. La sécurité (chiffrement, conformité ISO 27001) est indispensable pour éviter fuites ou sanctions. Côté image, un ATS bien brandé renforce la crédibilité : réponses rapides, courriels personnalisés, interface soignée. Les critères à prendre en compte pour choisir un ATS adapté à un cabinet Ergonomie et rapidité d’adoption par l’équipe Un ATS efficace ne doit pas ralentir l’équipe, mais la libérer. Si l’interface demande plusieurs jours pour être maîtrisée, c’est un signal d’alerte. L’objectif : une prise en main intuitive en moins de deux jours, sans formation lourde. Les consultants doivent pouvoir créer une mission, intégrer un CV, filtrer un vivier, sans avoir à demander de l’aide. Conseil RH Match : testez toujours l’interface sur un vrai besoin, avec des utilisateurs de niveaux différents. Suivi des missions, scoring des candidats, relances automatiques Un bon ATS vous fait gagner un temps précieux sur les tâches chronophages. Il vous permet de suivre précisément chaque mission, de noter les profils selon vos propres critères, et d’automatiser les relances. Résultat : vous restez focus sur les profils à fort potentiel, vous ne perdez plus de candidats en route, et chaque action est tracée. C’est aussi un gage de sérieux pour vos clients, qui apprécient le suivi rigoureux. Outils intégrés ou connectables : CRM, multidiffusion, signature, agenda Un ATS n’est jamais seul. Il doit pouvoir se connecter à vos outils du quotidien : CRM, logiciel de facturation, plateformes de multidiffusion, signature électronique, agenda partagé. Si vous devez faire du copier-coller entre plusieurs interfaces, vous perdez le bénéfice de l’automatisation. Personnalisation des workflows selon les types de missions Tous les recrutements ne se ressemblent pas. Votre ATS doit vous permettre d’adapter vos workflows selon le type de poste, le niveau de séniorité ou les attentes du client. Création de statuts personnalisés, règles d’avancement, filtres spécifiques : c’est la condition pour structurer des process efficaces sans les rigidifier. L’ATS doit s’adapter à votre méthode, pas l’inverse. Tarification : siège / mission / volume de CV ? Certaines solutions facturent par utilisateur, d’autres par mission ou en fonction du volume de candidatures. Pour un cabinet, c’est un point crucial : vous devez pouvoir estimer précisément votre coût mensuel ou annuel selon votre activité réelle. Support client et mises à jour régulières Un bon outil, c’est aussi un bon accompagnement. Avant de signer, vérifiez les engagements du support : délais de réponse, assistance dédiée, mises à jour fonctionnelles. Un ATS vivant, c’est un ATS qui évolue avec vos besoins, qui corrige vite les bugs, et qui vous alerte sur les nouveautés. RH Match tient compte du retour d’expérience des cabinets sur ces points sensibles. Pourquoi tester un ATS en conditions réelles est essentiel Ne pas se contenter d’une démo marketing Une démonstration vous montre toujours le meilleur scénario. Mais un ATS s’évalue sur le terrain. Il faut sortir du discours commercial et passer à la pratique : manipulation de CV, tri des candidatures, test de recherche, édition de reporting. Ce sont ces usages quotidiens qui révèlent la vraie valeur de l’outil. Construire un POC : 1 mission réelle, 1 consultant pilote Un test réussi repose sur un vrai cas d’usage. L’idéal : sélectionner une mission réelle, confier le test à un consultant référent, et suivre tous les indicateurs pendant deux à quatre semaines. Vous pourrez mesurer le temps gagné, la pertinence des profils identifiés, et la qualité du suivi client. RH Match vous aide à structurer ce test pas à pas. Analyser la prise en main réelle, la logique de matching, les retours clients Durant le test, observez la fluidité d’utilisation : est-ce que les consultants s’approprient facilement l’outil ? Est-ce que les résultats proposés sont pertinents ? Est-ce que les clients perçoivent une amélioration du service ? Ces retours sont cruciaux. Ils permettent de faire un choix fondé, aligné avec la réalité de votre activité. Impliquer les consultants dans le choix pour favoriser l’adhésion Ne choisissez jamais un ATS dans un bureau fermé. Vos équipes sont les premières concernées. En les impliquant dès le début, test, retour d’expérience, notation de l’outil, vous favorisez leur adhésion. Un ATS, même excellent, est inutile s’il n’est pas utilisé. Le bon outil, c’est celui que vos consultants veulent vraiment utiliser. Top 5 des ATS adaptés aux cabinets de recrutement en 2025 (avec avantages/inconvénients) 1. Flatchr + Simple, interface fluide en mode Kanban, conçu pour la France, support réactif. Plus de 100 jobboards en un clic selon les utilisateurs . Peu adapté aux structures traitant plusieurs centaines de CV par semaine ; peut montrer ses limites si vous gérez très gros volumes. 2. Jobaffinity + Pensé pour les cabinets : dashboard personnalisable, screening sémantique, tags colorés, faible spam . Interface un peu vieillissante, certaines fonctionnalités manquent de fluidité ou sont moins intuitives. 3. Talents’in + Moteur de recherche avancé, workflows détaillés pour chaque mission. Permet un sourcing puissant et rapide. Courbe d’apprentissage plus longue. Selon les retours terrain, il faut compter quelques semaines pour maîtriser toutes les options. 4. We Recruit + UX claire, bon rapport qualité/prix, bien pensé pour TPE/PME. Outils collaboratifs efficaces pour les petites structures . Limité pour les cabinets multi-sites ou avec de fortes contraintes de reporting, moins modulable pour gros volumes. 5. Recruitee + Interface moderne, pipeline personnalisable, collaboration en équipe. Support bien noté, avec plus de 20 avis à 8+/10 . Orienté PME : la logique multi-clients est perfectible, plus adapté aux entreprises qu’aux cabinets traditionnels. Comment prendre la bonne décision (et éviter les erreurs classiques) Les erreurs à éviter : Choisir un ATS trop généraliste ou trop rigide Un outil trop standard ne couvrira pas les spécificités multi-mandats d’un cabinet. Négliger l’intégration avec vos outils internes Si l’ATS ne se connecte pas à votre CRM, agenda, jobboards, vous perdez en efficacité. Sous-estimer la phase de montée en compétence Certains ATS requièrent des semaines d’adaptation. Comptez ce délai et accompagnez vos équipes. Méthode conseillée : Cartographier vos besoins internes (CRM, sourcing, gestion des missions) Identifiez vos flux actuels, vos outils clés et vos indispensables. Définir vos priorités fonctionnelles Exemple : multi-diffusion, scoring, automatisation, pipelines clients vs candidats. Challenger les éditeurs sur un vrai cas client Demandez un test sur une mission : sourcing, tri, matching, relance, reporting. S’assurer de la compatibilité avec votre stratégie commerciale L’ATS doit soutenir votre croissance, pas générer des coûts ou des rigidités futures. Ben choisir son ATS, c’est piloter son activité autrement Les bons outils permettent aujourd’hui de réduire de 40 à 60 % le temps de recrutement sur certaines missions et d’augmenter la productivité par consultant de plus de 30 % lorsqu’ils sont bien déployés. Mais tous les ATS ne se valent pas. Certains sont pensés pour les entreprises, d’autres pour les ESN, d’autres encore pour le secteur public. Très peu sont réellement conçus pour les besoins spécifiques d’un cabinet de recrutement : multi-mandats, viviers actifs, scoring personnalisé, pilotage commercial intégré. Et c’est justement là que se joue la différence : un mauvais choix peut ralentir vos équipes, vous faire perdre des missions ou générer des coûts cachés. À l’inverse, un bon ATS vous permet de signer plus de clients, de mieux valoriser votre méthode, et d’assurer un suivi irréprochable à chaque étape. Si vous êtes en réflexion, ne partez pas seul. RH Match vous permet de comparer les meilleurs ATS du marché, de les filtrer selon vos critères métier (structure, budget, méthode de travail), et de les tester en conditions réelles. C’est un service gratuit, impartial et rapide, conçu pour les professionnels du recrutement. Vos questions les plus fréquentes sur les ATS pour cabinet de recrutement Pourquoi un cabinet a-t-il besoin d’un ATS dédié ? Un ATS métier permet de segmenter les projets, centraliser les candidatures, automatiser les relances, tracer chaque action, et piloter l’activité en temps réel. C’est un outil de structure, pas juste de stockage. Quels sont les critères indispensables pour choisir un ATS ? Prise en main rapide Scoring des candidats et relances automatiques Connexion fluide avec vos outils (CRM, agenda, jobboards, signature) Workflows personnalisables par mission ou client Modèle tarifaire transparent Support technique réactif Un bon ATS s’adapte à votre méthode, pas l’inverse. Faut-il privilégier une démo ou un test en conditions réelles ? Une démo reste un scénario idéal. Ce qu’il faut, c’est tester l’ATS sur une vraie mission : tri, relances, scoring, reporting. C’est le seul moyen de vérifier si l’outil colle à votre manière de recruter. Quelles sont les erreurs les plus fréquentes à éviter ? Choisir un outil trop généraliste Négliger la compatibilité avec vos outils internes Sous-estimer la courbe d’apprentissage Décider seul, sans impliquer les consultants Ces erreurs freinent l’adoption et vous font perdre du temps, voire des missions. Comment RH Match peut m’aider dans ce choix ? RH Match compare les meilleurs ATS du marché en fonction de vos critères métiers. On vous aide à trier, tester, et choisir une solution alignée sur votre fonctionnement, votre budget et vos objectifs business.

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