Trop de candidatures qui n’aboutissent pas, trop peu de profils vraiment qualifiés, et des viviers qui dorment au lieu de nourrir la performance. Pourtant, la solution ne réside pas forcément dans un nouvel outil miracle, mais dans une alliance stratégique encore largement sous-exploitée : combiner intelligemment ATS et CRM.
L’un structure les candidatures entrantes, suit chaque étape du processus, trace l’historique des échanges, et automatise le traitement. L’autre travaille en amont, entretient une relation continue avec les talents passifs, segmente les profils, personnalise les relances. Ensemble, ils transforment un processus figé en moteur d’opportunités.
Dans cet article, on vous montre concrètement comment faire : quelle logique adopter, comment structurer vos flux de données, quels pièges éviter. Que vous recrutiez 10 ou 100 profils par an, cette approche change la donne.
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ATS et CRM : deux outils complémentaires, pas concurrents
Comprendre le rôle d’un ATS dans le recrutement
Suivi structuré des candidatures entrantes
Un ATS (Applicant Tracking System) est avant tout un outil d’organisation. Il centralise les candidatures, les trie, les historise et les associe automatiquement aux offres concernées. Fini les CV perdus dans une boîte mail ou les fichiers Excel à rallonge. Chaque profil est rangé, daté, rattaché à un poste, avec un statut précis (reçu, trié, en entretien, rejeté…).
Ce suivi permet une vision claire et immédiate de l’avancée de chaque recrutement.
En septembre 2024, le délai moyen de recrutement était de 42,8 jours, en baisse par rapport aux 43,3 jours d’août source : Workable Hiring Pulse, octobre 2024.
L’enjeu : professionnaliser le parcours candidat, de la réception du CV à l’onboarding.
Automatisation du tri, scoring, workflows
L’autre force d’un ATS, c’est l’automatisation. Tri des CV selon des critères définis, scoring automatique des candidatures, relances programmées, envoi de mails types, reporting… tout ce qui est répétitif est délégué à l’outil.
Par exemple, certains ATS permettent de filtrer automatiquement les candidats qui ne remplissent pas un critère éliminatoire (ex : niveau d’expérience).
Le rôle spécifique du CRM dans la relation candidat
Gestion proactive d’un vivier de talents
Le CRM (Candidate Relationship Management) ne fait pas le même métier. Il s’adresse aux candidats potentiels, pas encore candidats au sens administratif. Le CRM RH permet de créer, organiser et animer des viviers : des profils rencontrés, recommandés ou simplement repérés qui pourraient un jour rejoindre l’entreprise.
C’est une logique de sourcing long terme. On ne réagit pas, on anticipe. On ne collecte pas de CV, on cultive des relations.
Nourrir la relation avant même qu’un poste s’ouvre
Avec un CRM, on peut segmenter ses talents par expertise, zone géographique, niveau d’expérience… puis leur adresser du contenu pertinent (newsletter, témoignages d’équipe, alertes d’ouverture de poste). Objectif : rester “top of mind” dans l’esprit des talents.
C’est ce qu’on appelle le nurturing RH.
Pourquoi les confondre est une erreur stratégique
Réponse : finalités différentes, logique de complémentarité
Confondre ATS et CRM, c’est comme confondre un entonnoir de vente et une base d’abonnés. L’ATS structure le processus une fois qu’un candidat entre dans le pipeline. Le CRM agit bien avant : il prépare le terrain.
L’un optimise le recrutement en cours. L’autre sécurise ceux à venir. Ensemble, ils créent une logique de recrutement continue, réactive et moins coûteuse.
C’est cette complémentarité que RH Match valorise dans ses recommandations de logiciels. Pas d’outil miracle, mais une combinaison stratégique adaptée à vos besoins.
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Recrutement en 2025 : pourquoi cette combinaison devient indispensable
Tensions sur le marché : pénurie de profils qualifiés
Accélérer les recrutements grâce aux viviers CRM
Le marché est tendu : en 2024, moins de trois établissements sur dix envisagent d’embaucher, soit 28 % contre 31 % en 2023. Source : France Travail, Enquête BMO 2024).
Les bons candidats ne postulent plus, ils doivent être sollicités. C’est là que le CRM devient stratégique.
Avec un vivier bien segmenté et mis à jour, vous pouvez contacter rapidement les bons profils dès qu’un besoin émerge, sans repartir de zéro. Résultat : un processus plus rapide, plus ciblé, et moins dépendant des annonces classiques.
Réduire le taux de non-réponse grâce au ciblage
Autre avantage : le taux de réponse. Lorsqu’un candidat est connu, déjà engagé via une newsletter ou un webinaire RH, sa probabilité de répondre à une sollicitation grimpe fortement.
Expérience candidat : un levier de marque employeur
Emails personnalisés, relances, campagnes CRM RH
On ne recrute plus aujourd’hui comme en 2010. Le parcours candidat est devenu un facteur d’attractivité. Or, un ATS seul ne suffit pas à personnaliser la relation. C’est là que le CRM fait la différence.
Avec les bons outils, on peut adresser des contenus personnalisés, créer des scénarios de relance, envoyer des rappels ou des messages adaptés au profil du candidat.
L’IA et l’automatisation à double moteur
Matching + nurturing = performance RH
En combinant les forces de l’ATS et du CRM, on peut créer une machine de guerre RH : matching automatisé grâce à l’IA côté ATS, et nurturing intelligent via des campagnes personnalisées côté CRM.
Le résultat ? Une baisse du coût par recrutement, une hausse du taux de transformation, et une meilleure anticipation des besoins.
Les bénéfices concrets de l’intégration ATS + CRM
Moins de temps perdu, plus de recrutement ciblé
Automatisations croisées : scoring ATS + campagnes CRM
Quand ATS et CRM travaillent ensemble, le gain de temps est immédiat. L’ATS filtre et priorise les candidatures entrantes selon des critères définis : expérience, mots-clés, réponses aux questions… Le CRM, lui, cible des profils dormants via des campagnes segmentées et relances automatisées.
Ce duo permet d’accélérer la prise de décision.
Meilleur suivi des candidats « dormants »
Le CRM RH pour entretenir le lien dans le temps
Un bon candidat peut dire non aujourd’hui, mais oui demain. Sans CRM, ce lien est rompu. Avec un CRM, il est nourri. On garde le contact, on relance au bon moment, on reste présent dans l’esprit du talent.
Résultat : un taux de conversion plus élevé. C’est aussi une manière de lisser les pics de recrutement : vous ne partez jamais de zéro.
Amélioration continue des processus de recrutement
Analyse des données croisées : performance des canaux, taux de conversion, durée des cycles
Un ATS bien configuré permet de suivre des indicateurs clés : nombre de candidatures reçues, délais moyens de traitement, taux de qualification, etc. Le CRM ajoute une couche stratégique : performance des campagnes, taux d’ouverture, taux de clic, réengagement.
Croiser ces données permet de repérer les canaux les plus efficaces et les points de friction. Par exemple, si un vivier génère 20 % d’entretiens mais seulement 5 % d’embauches, c’est un signal.
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Comment mettre en place une stratégie ATS + CRM efficace
Étape 1 : Cartographier vos besoins RH
Volume de recrutement, typologie des postes, fréquence
Avant de choisir un outil, il faut poser le cadre. Combien de recrutements par an ? Pour quels types de postes ? À quel rythme ? Cette cartographie vous évite de payer pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez pas, ou pire, de sous-dimensionner votre solution.
Un cabinet qui recrute 5 profils tech par mois n’a pas les mêmes besoins qu’un groupe retail qui embauche en masse chaque trimestre.
Étape 2 : Choisir des outils compatibles
Exemples d’outils ATS/CRM combinés (SmartRecruiters, Talentsoft, Recruitee + Hubspot CRM, etc.)
Certains outils intègrent nativement la brique CRM à l’ATS (ex : SmartRecruiters, Talentsoft). D’autres fonctionnent par intégration (ex : Recruitee + Hubspot CRM ou Teamtailor + Mailchimp).
L’important, c’est la capacité à faire dialoguer les données : scoring, statut, historique d’interactions, sources de candidature… Un bon connecteur évite les silos.
Étape 3 : Structurer vos bases de données
Candidats actifs vs passifs, segmentation CRM
Un CRM RH n’est utile que si vos données sont bien organisées. La clé, c’est la segmentation. D’un côté, les candidats actifs (ayant postulé). De l’autre, les talents passifs (nurturés, référencés, ex-candidats intéressants).
On les segmente ensuite selon les critères utiles pour vos relances : métier, localisation, expérience, langue, etc. C’est ce qui permet d’envoyer une campagne pertinente en quelques clics.
Étape 4 : Aligner équipes RH et marketing recrutement
Objectifs communs, process partagés
Mettre en place une stratégie ATS + CRM efficace ne repose pas uniquement sur la tech. Il faut aussi faire parler les équipes. RH et marketing recrutement doivent travailler ensemble : définir les personae candidats, créer des contenus dédiés, penser les parcours de nurturing comme de vrais tunnels de conversion.
C’est cette synergie qui permet d’obtenir des résultats.
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Cas d’usage fictifs : comment les entreprises tirent parti du duo ATS + CRM
Exemple 1 : Un cabinet de recrutement en hypercroissance
Construction d’un vivier CRM par secteur + campagnes ATS ciblées
Un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers du digital devait passer de 15 à 45 recrutements par mois en moins d’un an. Problème : les équipes croulaient sous les candidatures entrantes, mais peinaient à sourcer rapidement sur les métiers pénuriques (, DevOps, etc.).
La solution a été double. D’un côté, le CRM a servi à structurer des viviers métiers, par secteur (tech, marketing, produit) et par région. Chaque vivier a été alimenté via des campagnes d’activation : webinars, newsletters, offres exclusives.
De l’autre, l’ATS a permis de suivre chaque poste ouvert avec précision, de scorer les candidatures et d’automatiser les relances internes.
Exemple 2 : Une PME qui optimise son sourcing
Moins de dépenses en jobboards, plus de candidats récurrents
Une PME industrielle d’une centaine de salariés dépensait près de 14 000 € par an en diffusion d’annonces sur les jobboards. Malgré cela, elle recevait des candidatures peu ciblées, avec un taux de transformation inférieur à 7 %.
Après avoir intégré un ATS pour structurer les processus, l’entreprise a ajouté une brique CRM pour capitaliser sur ses anciens candidats : les profils refusés mais prometteurs, les cooptations, les candidatures spontanées. Résultat : au lieu de payer pour attirer de nouveaux CV à chaque fois, elle a commencé à réactiver les talents déjà identifiés.
En un an, les dépenses en jobboards ont été divisées par deux.
Exemple 3 : Une startup tech qui chasse des profils pénuriques
Nurturing CRM pour convertir des profils LinkedIn sur le long terme
Une startup dans la cybersécurité avait un défi clair : recruter des profils ultra spécialisés en cybersécurité offensive. Aucun ne postulait spontanément. L’équipe a donc mis en place une stratégie “chasse + nurturing”.
Chaque profil identifié sur LinkedIn était intégré dans un CRM avec ses compétences clés, son activité sur GitHub, ses posts publics. Plutôt que d’envoyer un message unique, la startup a lancé une campagne de contenus : interviews tech, démonstrations de leur stack, newsletter dédiée aux profils experts.
Le CRM RH a servi à suivre les interactions : taux d’ouverture, clics, réponses. Dès qu’un profil montrait un signal d’intérêt, il était qualifié dans l’ATS, puis suivi avec précision.
Sur 90 profils chassés, 12 ont accepté un premier échange, et 5 ont été recrutés dans les 8 mois suivants.
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Les erreurs à éviter quand on combine ATS et CRM
Négliger la stratégie de segmentation
Un CRM sans logique = spam
Le CRM est un outil puissant… à condition d’être bien structuré. Trop d’entreprises stockent des profils sans les segmenter : aucun tag, aucune liste métier, aucune stratégie d’animation. Résultat : les campagnes tombent à côté, les messages sont trop larges, et les talents se désabonnent.
Pour être efficace, chaque profil CRM doit être associé à des attributs clairs : métier, niveau, appétence, canal d’entrée. Une bonne segmentation augmente considérablement le taux d’ouverture des campagnes RH.
Croire que l’outil fait le job tout seul
L’humain reste au cœur du recrutement
Un ATS ou un CRM ne recrute pas. Il structure, trace, et aide à prioriser. Mais la qualité de l’échange, du pitch, de l’entretien… repose toujours sur le recruteur.
Trop d’équipes tombent dans le piège de l’automatisation totale. Elles laissent des messages types non personnalisés ou relancent sans logique.
Ne pas former les recruteurs à l’usage CRM
Manque d’adoption = échec assuré
Dernier écueil fréquent : acheter un outil, mais ne pas former les utilisateurs. Résultat, l’ATS est mal alimenté, le CRM devient une simple base de contacts inexploitée, et les recruteurs reviennent à leurs fichiers Excel.
Chez RH Match, on recommande toujours un onboarding complet, avec des sessions pratiques et un suivi sur 30 jours. C’est ce qui fait la différence entre un outil rentable… et un outil abandonné.
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Le duo ATS + CRM sont une stratégie à mettre en œuvre
En les combinant intelligemment, vous structurez l’ensemble de votre chaîne de recrutement : de la détection d’un talent passif à son onboarding concret.
Côté ATS, vous gagnez en rigueur : candidatures tracées, relances automatisées, reporting fiable. Côté CRM, vous jouez la carte de l’anticipation : viviers actifs, messages ciblés, meilleure expérience candidat.
Cette combinaison permet de recruter plus vite, plus juste, et à moindre coût.
Le délai moyen d’embauche dans tous les secteurs en 2024 est d’environ 44 jours de la publication du poste à l’acceptation de l’offre. Source : The State of Talent Acquisition 2024
En 2025, recruter ne suffit plus. Il faut recruter intelligemment. Et cela commence par une stack RH bien pensée, bien alignée, et bien utilisée. Le bon outil au bon endroit, avec les bons réflexes derrière.
Si vous souhaitez savoir quels ATS ou CRM RH sont les mieux adaptés à votre structure, faites le test sur RH Match. Gratuit, impartial, et surtout orienté résultats.
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Vos questions les plus fréquentes sur ATS et CRM
Qu’est‑ce qu’un ATS et un CRM en recrutement ?
Un ATS structure et automatise le traitement des candidatures, tandis qu’un CRM RH entretient une relation continue avec les talents potentiels.
Pourquoi combiner un ATS et un CRM ?
Parce que l’ATS optimise le recrutement en cours, et le CRM prépare ceux à venir en activant un vivier de talents.
Une solution peut-elle faire les deux ?
Oui, certains outils ATS proposent des modules CRM intégrés pour gérer à la fois les candidatures actives et la relation candidats passifs.
Quels gains concrets peut-on tirer ?
Réduction du délai de recrutement, baisse du coût par embauche, hausse du taux de conversion et meilleure qualité des profils.
Comment savoir si ma solution actuelle est bien intégrée ?
Si vos données circulent sans ressaisie entre votre ATS et votre CRM, avec un suivi fluide des profils, c’est bon signe.
