Pour une ESN, la vitesse d’exécution et la maîtrise du staffing ne sont pas des options : ce sont les leviers essentiels pour remporter des missions, fidéliser les clients et limiter les périodes d’inter-contrat.
Pourtant, trop d’entreprises du numérique utilisent encore des logiciels de recrutement génériques, pensés pour des structures classiques, pas pour un modèle d’affaires basé sur la réactivité, la gestion multi-projets, et le suivi opérationnel des consultants.
Cet article vous livre un guide clair, pour faire le bon choix d’ATS selon votre taille, vos objectifs et votre écosystème logiciel. On y parle CRM intégré, pilotage de missions, connecteurs API, mais aussi adoption interne, budget et retour sur investissement.
On vous explique pourquoi certains outils vous ralentiront, tandis que d’autres deviendront de vrais accélérateurs de business.
Et si vous n’avez pas le temps de benchmarker 150 solutions, RH Match le fait pour vous : en moins de 24h, vous recevez une shortlist personnalisée d’ATS vraiment adaptés à votre structure.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Qu’est-ce qu’un ATS et pourquoi c’est stratégique pour une ESN ?
Définition rapide d’un ATS
Un ATS, ou Applicant Tracking System, est un logiciel conçu pour centraliser, organiser et automatiser le processus de recrutement. Il permet de publier une offre sur plusieurs canaux, de collecter les candidatures, de filtrer les profils, de suivre les échanges et de collaborer en interne.
Concrètement, il remplace les tableaux Excel, les boîtes mail saturées et les recherches manuelles dans les dossiers partagés.
Mais dans une ESN, un ATS ne peut pas se limiter à ce rôle basique. Recruter, ici, ne signifie pas seulement “embaucher”. Il s’agit d’affecter le bon consultant, au bon moment, sur la bonne mission.
L’ATS devient alors une tour de contrôle : il structure l’activité, fluidifie le staffing, et aligne le commercial avec l’opérationnel.
68% des entreprises de +5000 salariés utilisent un ATS (APEC 2017)
Spécificités des ESN face au recrutement
Les Entreprises de Services du Numérique recrutent en permanence, souvent dans l’urgence. Elles jonglent avec :
- des missions en flux tendu,
- des compétences variées, parfois très techniques, souvent rares ;
- une relation tripartite permanente : client – consultant – direction de mission.
L’objectif n’est pas seulement de signer un contrat, mais de garder les consultants actifs. Chaque jour sans mission, c’est une perte sèche. Le bon ATS permet de détecter, anticiper et éviter ces creux d’activité.
Les chiffres le confirment : un taux d’inter-contrat supérieur à 15-20% impacte gravement la marge de l’ESN, et au-delà de 20%, c’est la pérennité même de l’entreprise qui est menacée. Un niveau ‘sain’ se situe entre 5 et 10%. » Source : Day One, février 2025
Pourquoi un ATS généraliste ne suffit pas ?
Un ATS générique peut convenir à une PME classique ou à un cabinet de recrutement. Mais dans une ESN, il montre rapidement ses limites :
- il n’intègre pas la notion de mission ou de prestation ;
- il ignore les notions d’affectation, d’inter-contrat, de disponibilité temps réel ;
- il ne propose pas de synchronisation avec les outils SIRH, CRM ou de gestion de temps.
Résultat : des tâches manuelles qui s’accumulent, des doublons, un risque de rater des opportunités commerciales, et une perte de réactivité.
Pour une ESN, un bon ATS ne doit pas simplement “gérer des candidatures” : il doit piloter le cycle complet du delivery RH, du sourcing jusqu’à la facturation.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Les fonctionnalités essentielles d’un ATS dédié aux ESN
Gestion fine des missions et des projets
Le cœur de l’activité d’une ESN repose sur la capacité à staffer vite et bien. Un ATS spécialisé doit donc proposer une fonctionnalité de matching automatisé entre les besoins clients et le vivier interne ou externe. Cela inclut :
- la gestion des compétences clés (langages, certifications, secteurs) ;
- la prise en compte des disponibilités réelles ;
- une vue instantanée sur les consultants mobilisables.
L’affectation doit être rapide, traçable et collaborative. Toute interaction (appel client, retour sur profil, arbitrage interne) doit être historisée. Le but : réduire à zéro le délai entre demande client et proposition de profils.
Suivi des consultants en mission
L’un des points faibles des ESN mal équipées, c’est la perte de contrôle sur les consultants déjà affectés. Un bon ATS permet :
- un suivi mission par mission, avec historique, feedback, alerte de fin de prestation ;
- une gestion des alertes : par exemple, être prévenu 30 jours avant la fin d’un contrat pour enclencher une prospection ou préparer un rebond.
Ce suivi permet de réduire les inter-contrats, et donc d’optimiser la rentabilité. Un consultant non staffé, c’est une journée perdue. Un ATS performant sécurise l’activité commerciale et RH.
CRM intégré et gestion des clients
Dans une ESN, le recrutement est directement lié à l’activité commerciale. Il est donc impératif que l’ATS propose un module CRM, ou à minima une connexion fluide avec un outil de gestion client. Cela permet :
- de lier chaque opportunité commerciale à une recherche de profil ;
- de prioriser les demandes en fonction du portefeuille clients ;
- de construire un vivier de candidats réutilisables par typologie de mission.
La conséquence directe ? Une meilleure réactivité, un taux de transformation plus élevé, et une vraie cohérence entre les équipes sales et RH.
Facturation, temps passé, export compta
Un ATS conçu pour une ESN ne s’arrête pas au recrutement. Il doit aussi :
- collecter les temps passés sur les missions (via saisie hebdo ou intégration avec les outils de gestion) ;
- générer des exports comptables pour préparer les factures client en fin de mois ;
- éviter les ruptures de flux entre la prestation RH et le pilotage administratif.
Cette dimension est essentielle pour fiabiliser les marges. Elle permet de détecter plus tôt les dérives (missions non facturées, temps non validés) et d’industrialiser le cycle de vente RH.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Critères de choix d’un ATS quand on est une ESN
Taille de l’entreprise et maturité digitale
Le choix d’un ATS ne peut pas être le même pour une ESN de 8 collaborateurs que pour une structure de 500 consultants. TPE et jeunes ESN doivent aller à l’essentiel : un ATS léger, rapide à déployer, avec des modules activables à la carte. L’objectif est simple : ne pas se noyer dans la complexité, tout en posant une base solide.
En revanche, les ETI et grandes ESN ont des besoins plus complexes : plusieurs business units, des process RH structurés, une DSI interne, un ERP existant. Dans ce cas, il faut un ATS capable d’interfacer via API, de s’intégrer au SIRH et de gérer des workflows multi-étapes.
Budget et modèle économique
Deux modèles dominent : l’abonnement SaaS mensuel ou annuel, et le modèle licence + maintenance. Le SaaS est plus souple, mais attention : le tarif affiché ne fait pas tout.
Les coûts cachés à anticiper :
- Paramétrage initial : certains éditeurs facturent l’installation, d’autres l’incluent.
- Formation : indispensable pour l’adoption. Un bon onboarding fait la différence.
- Support : niveau de réactivité, assistance multicanale, accès à une base de connaissances.
Investir dans un ATS, ce n’est pas acheter une boîte. C’est choisir un partenaire de pilotage RH et commercial. ll vaut parfois mieux payer 20 % de plus… et gagner 50 % en efficacité. Les entreprises bien équipées constatent des ROI de 285% : pour 7 000€ investis dans un ATS, elles économisent 20 000€ la première année
Source : Kelio, octobre 2024.
Niveau de personnalisation et scalabilité
Chaque ESN a ses habitudes : fiches consultants sur-mesure, étapes de validation, alertes spécifiques, nomenclature technique. Un bon ATS doit s’adapter à vos processus, et non l’inverse.
La scalabilité est un critère critique. Pouvez-vous :
- Ajouter des utilisateurs sans tout restructurer ?
- Connecter l’outil à d’autres logiciels (CRM, ERP, SIRH) ?
- Gérer plusieurs BU avec des rôles et accès différenciés ?
Un ATS efficace ne vous enferme pas. Il accompagne votre croissance sans friction.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Top 5 des ATS les plus adaptés aux ESN
BoondManager
BoondManager est une référence solide chez les ESN, particulièrement celles entre 20 et 500 collaborateurs.
Points forts :
- Un module staffing très bien conçu, avec visualisation des disponibilités des consultants en temps réel.
- Un CRM natif, qui permet d’aligner équipes commerciales et RH.
- La facturation est automatisée, avec export comptable vers Sage, EBP ou autres ERP.
BoondManager est aussi apprécié pour sa courbe d’apprentissage rapide et son support client très réactif.
Limites éventuelles :
- Moins adapté aux très petites structures (moins de 10 utilisateurs).
- Personnalisation possible, mais dans un cadre défini.
À recommander si vous cherchez un outil complet, structurant, sans complexité inutile.
Eolia Software
Eolia est particulièrement adapté aux ETI ou aux ESN multisites qui souhaitent unifier leur recrutement et leur gestion RH.
Points forts :
- Intégration native avec des modules SIRH (entretiens, évaluations, onboarding).
- Gestion des candidatures fluide, avec workflow multi-acteurs.
- Bon niveau de personnalisation, adapté aux structures exigeantes.
Idéal pour les ESN en forte structuration, avec une volonté de centraliser les données RH.
Mysolution
Mysolution est un ATS basé sur l’architecture Salesforce, pensé pour les ESN avec grands comptes.
Spécificités :
- Architecture Salesforce, adaptée au suivi de mission
- Matching avancé, gestion RH intégrée
- Parfait pour les ESN avec grands comptes
- Compatible avec outils CRM / ERP
MySolution facilite le lien entre commerciaux et opérationnels.
TalentView
TalentView mise sur l’expérience candidat et la marque employeur. C’est une solution recommandée aux ESN qui veulent séduire, valoriser leurs projets et recruter sur des profils juniors ou intermédiaires.
Avantages clés :
- Vidéos de présentation intégrées dans le parcours candidat.
- Tunnel de candidature fluide et ergonomique.
- Analyse des parcours et reporting RH clairs.
C’est un bon choix pour les ESN orientées communication RH et notoriété employeur, notamment en phase de croissance.
ScopTalent
ScopTalent est l’ATS le plus modulaire et personnalisable de cette sélection. Il s’adresse aux ESN ayant des besoins très spécifiques, voire complexes.
Points forts :
- Très haut niveau de paramétrage.
- Moteur de recherche puissant, sur base de plusieurs dizaines de filtres croisés.
- Gestion multi-activités (recrutement, délégation, régie).
Limites :
- Plus rigide à prendre en main.
- L’interface peut sembler dense au départ.
Conseillé pour les ESN matures, ayant des équipes RH internes formées et un cahier des charges précis.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Intégration avec votre écosystème logiciel
ATS + SIRH + ERP + CRM
Un bon ATS ne fonctionne pas en vase clos. Il doit s’intégrer naturellement dans l’environnement logiciel de votre ESN : CRM, ERP, SIRH… chaque brique compte.
Prenons un exemple concret :
- CRM (comme Sellsy ou HubSpot) pour suivre les opportunités commerciales,
- ATS (comme BoondManager ou Eolia) pour matcher les profils,
- ERP (comme Sage ou Cegid) pour générer les factures,
- SIRH (Lucca, Eurécia) pour la gestion des congés, absences, notes de frais.
Quand les outils sont connectés, vous gagnez :
- temps (plus de double saisie),
- fiabilité (moins d’erreurs humaines),
- et surtout vision transverse : un seul pipeline, du besoin client à la facturation.
Connecteurs/API indispensables
Un ATS pensé pour les ESN doit proposer des connecteurs natifs ou des API ouvertes, notamment pour :
- LinkedIn Recruiter,
- les CVthèques (APEC, HelloWork…),
- les logiciels de gestion internes (comptabilité, paie, etc.).
L’objectif : fluidifier l’échange de données entre les outils et éviter le syndrome du “logiciel isolé”.
Un autre critère souvent sous-estimé : la qualité du support technique. Avoir une API, c’est bien. Être accompagné pour l’exploiter sans bug, c’est indispensable.
Erreurs à éviter dans le choix d’un ATS ESN
Choisir un outil trop généraliste
Un ATS classique peut suffire pour publier des offres et trier des CV. Mais dans une ESN, il faut aller bien plus loin. Un outil généraliste ne gère pas :
- les dates de fin de mission,
- les alertes d’inter-contrat,
- le staffing multi-projets.
Résultat : perte de réactivité, mauvaises affectations, consultants non mobilisés. Vous perdez du chiffre… et de la crédibilité.
Conseil RH Match : posez des cas concrets en démo (“Comment est gérée une mission de 3 mois qui se termine dans 4 semaines ?”).
Sous-estimer l’accompagnement utilisateur
Un ATS performant, mal utilisé, devient un poids mort. La courbe d’adoption est souvent le point faible du projet. Sans formation, vos recruteurs continueront à travailler en parallèle sur Excel, avec tous les risques que cela comporte.
L’accompagnement est un critère de choix à part entière :
- tutoriels clairs,
- support réactif,
- sessions de prise en main personnalisées.
Oublier la compatibilité avec les autres outils de l’entreprise
Un ATS qui ne s’intègre à rien est vite mis de côté. Il faut penser écosystème dès le départ :
- comment l’ATS parle avec le CRM ?
- comment les consultants sont synchronisés avec la paie ?
- comment les données passent d’un outil à l’autre sans ressaisie ?
L’ATS n’est pas un silo. C’est le cœur du delivery RH. S’il ne communique pas, il ralentit tout le système.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Choisir un ATS adapté à une ESN ne se résume pas à comparer des fiches produit
C’est une décision stratégique qui engage vos opérations RH, commerciales et financières. Un bon ATS ne se contente pas de gérer des candidatures : il permet de staffer vite, éviter les inter-contrats, mieux suivre vos consultants, et fluidifier l’ensemble du cycle de vie des missions.
Un mauvais outil, mal intégré, ou mal adopté, peut coûter cher : perte de temps, erreurs de pilotage, opportunités ratées. À l’inverse, un ATS bien choisi devient un levier de performance à tous les étages : sourcing, affectation, fidélisation, facturation.
Votre ESN évolue vite. Votre ATS doit suivre. Ne choisissez pas un outil pour cocher une case. Choisissez un système qui vous fait gagner du terrain.
Accédez gratuitement à notre comparateur.
Vos questions sur l’ATS pour ESN
1. Qu’est‑ce qu’un ATS en ESN ?
Un ATS est un logiciel spécialisé qui centralise les candidatures, automatise le tri et facilite l’affectation des consultants avec un vivier consultable en un clic.
2. Pourquoi choisir un ATS spécialisé ESN plutôt qu’un ATS généraliste ?
Parce qu’un ATS généraliste ne gère ni les missions, ni les fins de contrat, ni les inter‑contrats, alors qu’un ATS ESN permet ces suivis spécifiques.
3. Quels modules sont indispensables dans un ATS pour ESN ?
Les modules essentiels sont : matching automatisé, alertes fin de mission, CRM intégré, suivi temps passé et export vers ERP/SIRH.
4. Quel budget prévoir pour un bon ATS ESN ?
Prévoyez généralement 50€ à 200€ HT/mois pour un ATS basique, 200€ à 500€ HT/mois pour un ATS complet, hors frais de paramétrage et de formation.
5. Comment garantir une adoption rapide de l’ATS ?
Choisissez un éditeur proposant un onboarding complet, un support réactif et une formation métier dès les premières semaines.
